Los iconos son representaciones o metáforas y, como todas las metáforas, tienen una serie de limitaciones. Los iconos sustituyen a una unidad de significado (idea, concepto, acción). La principal ventaja es que mediante iconos se pueden representar más unidades en un menor espacio. Por ello los iconos son de gran utilidad en interfaces en las que es muy importante obtener una funcionalidad máxima en el mínimo espacio y con la máxima rapidez.

A pesar de la creencia común, los iconos no se reconocen más rápido que los textos. Incluso con experiencia de uso, la velocidad de reconocimiento de iconos es la misma que la de textos. Los iconos son siempre subjetivos, están sujetos a la interpretación individual y subjetiva de cada persona a partir de su experiencia. Nunca son totalmente claros e inequívocos y existe riesgo de malentenderlos. Se basan en representaciones equivalentes del mundo físico o convenciones para explicar un concepto o idea. Aunque es fácil representar una única idea simple con un icono, cuando se quieren representar muchas ideas, complejas o similares, los iconos no funcionan correctamente, sus significados se confunden y se hacen enigmáticos.

Los iconos como representaciones son pura intuición, a veces funcionan perfectamente y a veces no. No siempre se puede confiar en ellos como método de interacción con el usuario. Los iconos son imágenes con una función de discreta atracción visual. Pueden aparecer en:

En la interfase de los programas: identifican las carpetas, aplicaciones, archivos o herramientas. Son los habituales iconos del escritorio o de los programas en Windows o en Mac.

Como elementos gráficos en los documentos y en las páginas web. Los iconos aquí sirven para identificar secciones, para separar párrafos, como acento gráfico o como pequeña ilustración.

Como elementos gráficos en los documentos y en las páginas web. Los iconos aquí sirven para identificar secciones, para separar párrafos, como acento gráfico o como pequeña ilustración.

Cualquier sitio de la red no duda en incluir una abundante información gráfica que permita al lector, además de una lectura más amena, hacerse una idea, de forma rápida y con un sólo vistazo, de los contenidos a los que podrá acceder en esa página. Algunas aplicaciones utilizan fuentes de símbolos (dingbats) para generar sus propios iconos de tamaño variable.